Kendala Dan Solusi Sistem Manajemen Pada Organisasi Virtual

Secara terminologi, sistem dipakai dalam berbagai macam cara yang luas sehingga sangat sulit untuk mendefinisikan atau mengartikannya sebagai suatu pernyataan yang merangkum seluruh penggunaannya dan yang cukup ringkas untuk dapat memenuhi apa yang menjadi maksudnya. Hal tersebut disebabkan bahwa pengertian sistem itu bergantung dari latar belakang mengenai cara pandang orang yang mencoba untuk mendefinisikannya. Semisal, menurut ekonomi bahwa Sistem dipandang sebagai suatu cara yang ditempuh untuk mengatur orang / kelompok tertentu agar tujuan tercapai  secara efektif dan efisien.

Sedangkan managemen yaitu proses yang terdiri dari rangkaian kegiatan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, pengendalian / pengawasan yang dilakukan untuk mencapai tujuan tertentu yang ditetapkan melalui pemanfaatan SDM dan sumber daya lainnya. Jadi sistem manajemen dalam organisasi forum guru merupakan suatu jaringan dari beberapa prosedur yang saling memiliki keterkaitan satu sama lain berdasarkan pola atau skema yang bulat sebagai serangkaian proses untk merencanakan, mengorganisasikan, menggerakan atau mengendalikan/ mengawasi usaha agar tercapai suatu tujuan secara efektif dan efisien. Dan sukses tidaknya seorang pemimpin organisasi dalam melaksanakan tugas kepemimpinannya, tidak terutama ditentukan oleh tingkat keterampilan tehnis (technical skills) yang dimiliknya, akan tetapi lebih banyak ditentukan oleh keahliannya menggerakkan orang lain untuk bekerja dengan baik (managerial skills).

Adapun kendala_kendala dalam organisasi virtual:
1. Sulitnya musyawarah yang dilakukan secara langsung.
Dalam menjalankan organisasi virtual dan tanpa batas tidak dipungkiri memiliki kelemahan yaitu sulitnya dilakukan musyawarah yang dilakukan secara langsung, jikapun seringkali dilakukan dengan menggunakan media online sperti Whatapps atau messenger atau telegram namun tidak semua dapat berjalamn secara efektif dan efisien mengingat tidak semua online pada saat yang bersamaan, namun untuk mengatasi hal tersebut orgnaisai virtual mengedepankan pemberitahuan info awal terlebih dahulu untuk  adakan suatu pertemuan dengan menentukan  hari dan waktu (jam) untuk melakukan koordinasi.
Cara pertama bisa dilakukan dengan videoconferencing atau dengan telepon conference.Video conferensing memungkinkan para anggota dan para klien untuk melaksanakan pertemuam secara real time dengan orang-orang di lokai-lokasi berbeda. Live audio atau videoimage memungkinkan kita untuk melihat, mendengar dan berbicara dengan orang lain tanpa hadir secar fisik pada lokasi yang sama.
Cara lain adalah menggunakan Telepon namun cederung diabaikan efesiensinya  sebagai model komunikasi efektif. Komunikasi melalui telepon dapat dimodifikasi menjadi telepon conferense menawarkan banyak manfaat dari pada komunikasi grup via messege. Telepon menawarkan banyak keuntungan seperti untuk melakukan atau pertemuan untuk membahas tentang kerja organisasi. Komunikasi memalui telepon waktunya cepat dan lebih sedikit ambiguitasnya dari pada email. Namun pesan melalui telepon lebih mudah terbaikan.

2. Kurangnya hubungan sosial dan interaksi langsung sesama para anggota.
Hubungan sosial atau interaksi langsung tidak harus dilakukan dengan tatap muka, tim organisasi yang digambarkan dalam pembahasan sebelumnya melakukan pekerjaan dengan bertatapan muka. Namun untuk tim organisasi virtual atau tim tanpa batas menggunakan teknologi komputer untuk mempersatukan secara fisik anggota yang tersebar untuk mencapai tujuan umum. Mereka berkolaborasi secara online-dengan menggunakan link komunikasi seperti jaringan area luas,vidioconference ,atau email, apakah mereka berbeda ruangan atau terpisah dalam antar benua. Tim  organisasi virtual sangat luas dan teknologi telah mengalami kemajuan sejauh ini, mungkin sedikit tidak cocok untuk menyebutkanya dengan istilah ‘virtual’. Hampir seluruh tim saat ini melakukan setidaknya beberapa dari pekerjaan mereka melakukan interaksi jarak jauh melalui komunikasi via online.
Alih-alih lebih melebar luas, adakalanya tim virtual menghadapi tantangan –tantangan khusus. Mereka menderita karena kurangnya hubungan sosial dan interaksi langsung diantara para anggota, menyisakan perasaan terisolasi, salah satu kajian menunjukan bahwa para pemimpin tim dapat mengurangi perasaan terisolasi, namun, dengan sering dan secara konsisten berkomunikasi dengan para anggota tim sehingga tidak ada seorang pun yang merasakan keterasingan yang tidak menyenangkan. Selain itu, bukti dari 94 studi yang melibatkan lebih dari 5.000 kelompok menemukan bahwa tim virtual lebih memilih berbagi informasi secara unik, informasi yang dilakukan oleh para anggota induvidu, bukan pada keseluruhan kelompokan, tetapi mereka cenderung untuk berbagi sedikit informasi dari keseluruhan. Sebagai hasilnya, level virtualitas yang rendah dalam tim menghasilkan level pembagian informasi yang lebih tinggi, tetapi level virtualitas yang tinggi menghalanginya. Agar tim virtual menjadi efektif, manajemen harus memastikan bahwa (1) kepercayaan tercipta di antara para anggota (salah satu isu yang bersifat menghasut dalam e – mail akan sangat merusak kepercayaan tim) , (2) perkembangan tim akan dimonitor dengan teliti (sehingga tim tadak kehilangan pandangan mengenai tujuannya dan tidak ada anggota tim yang “menghilang’’), serta (3) upaya dan produk tim dipublikasikan di seluruh organisasikan (sehingga tim tidak menjadi tidak terlihat).

3. Adanya perbedaan tujuan dan kepentingan masing-masing individu.
Dalam setiap organisasi memiliki dua dimensi yaitu dimensi monotetis dan idiografis dimana kedua dimensi tujuan harus diseimbangkan, diselaraskan untuk suatu keharmonisan dalam mencapai tujuan. Salah satu cara untuk meminimalisir tujuan individu adalah dengan menetapkan kebijakan atau sistem untuk mengatur pelaku organisasi. Jadi jika tujuan individu diutamakan oleh para bawahan maka mereka akan terkena sistem atau aturan yang mengikat sehingga jika melanggar akan terkena sanksi dari aturan yang ditetapkan.

4. Munculnya konflik dalam komunikasi lateral.
Ketika komunikasi terjadi diantara para anggota dari kelompok kerja yang sama, para anggota dari kelompok kerja pada level yang sama, para manajer pada level yang sama atau beberapa pekerjs yang setara secara horizontal lainnya dapat disebut sebagai komunikasi lateral. Komunikasi lateral menghemat waktu dan mengfasilitasi koordinasi. Beberapa hubungan lateral secara resmi diizinkan. Seringkali  secara informal menciptakan sirkuit hierarki secara vertikal dan mempercepat tindakan. Jadi dari sudut pandang manajemen, komunikasi lateral dapat menjadi baik dan buruk. Oleh karena berpegang dengan ketat pada struktur vertikal yang resmi untuk seluruh komunikasi dapat menjadi tidak efisien, maka komunikasi lateral yang terjadi dengan pengetahua manajemen dan dukungan dapat menguntungkan. Tetapi hal ini dapat menciptaka konflik-konflik disfungsional ketika alur vertikal yang resmi telah dilanggar, ketika para anggota langsung bicara ke atasan atau di sekitar atasannya untuk menyelesaikan segala sesuatunya, atau ketika para pemimpin  mendapati adanya tindakan –tindakan yang telah dilakukan atau keputusan-keputusan yang telah diambil tanpa sepengetahuan anggota.

5. Sulitnya mengubah individu menjadi satu tim yang aktif.
Organisasi dapat melakukan suatu tindakan untuk meningkatkan efektifitas tim, untuk mengubah kontributir kedalam anggota tim, ada beberapa  cara bagaimana para pemimpin untuk mengubah para individu menjadi satu tim:
1) Pemilihan :Merekrut para anggota yang aktif dan kreatif untuk tim leader, 2) pelatihan: menciptakan para anggota yang solid dengan bimbingan untuk para anggotanya, 3) pemberian imbalan : menyediakan insentif agar menjadi seorang tim yang baik.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *